Vedtægter og foretningsorden

§1

Klubbens navn er Sydhavs Rideklub

§2

Klubbens hjemsted er i Lolland kommune

Forkortelse: SYR

Postadressen er hos Formanden eller ved kasserer, hvis først nævnte er udtrådt af bestyrelsen.

Formål m.v.

§3

Rideklubben er medlem af Dansk Ride Forbund under Danmarks Idræts Forbund.

Hvorfor klubben og hvert enkelt medlem er forpligtet til at rette sig efter de to nævnte forbunds reglement og bestemmelser, herunder af de pågældende forbund fastsatte voldgiftsbestemmelser.

Klubbens formål er at skabe interesse og give muligheder for medlemmerne at udøve ridesport, samt uegennyttig udøvelse og fremme af såvel praktisk som teoretisk kendskab til ridesporten.

Medlemmer

§4

I rideklubben kan optages Aktive / junior-medlemmer. Unge mennesker kan kun optages som junior-medlemmer til og med det år, de fylder 18 år. De er ikke valgbare til bestyrelsen og har først stemmeret fra det tidspunkt, de er fyldt 18 år.

Medlemskabet er gældende fra den dato skriftlig anmodning herom modtages af bestyrelsen. Optagelse af umyndige kræver samtykke fra forældre/værge.

Udmeldelse skal ske skriftlig til bestyrelsen med mindst 1 måneds varsel til 30 juni. eller 1. dec.

Forudbetalt kontingent tilbage betales ikke.

Forinden optagelse skal medlemmet have læst klubbens vedtægter, sikkerheds reglement som kan læses på vores hjemmeside og have underskrevet en medlemskabs blanket.

Medlemmernes rettigheder og forpligtelser

Aktive medlemskab af klubben giver adgang til benyttelse af klubbens faciliteter, og det forventes at man deltager i planlagte arbejdsdage.

§5A

Bestyrelsen kan meddele karantæne af nærmere fastsatte omfang, dog max 2 måneder, til et medlem, der gør sig skyldig i usportslig optræden, eller på anden vis opfører sig til skade for klubben. For at denne beslutning skal være gyldig kræves, at mere end halvdelen af samtlige bestyrelsesmedlemmer stemmer for karantænen. Medlemmet skal have adgang til at udtale sig over for bestyrelsen, inden afstemning finder sted. Denne afgørelse kan indbringes for distriktets forretningsudvalg inden 8 dage. Forretningsudvalgets afgørelse  er inappellabel. Et evt. forretningsudvalgsmedlem fra den pågældende klub er inhabil.

§5B

I særlige tilfælde kan bestyrelsen indstille til generalforsamlingen, at et medlem udelukkes fra klubben i et nærmere angivet tidsrum over 2 måneder. På generalforsamling afgøres sagen ved skriftlig afstemning, og for vedtagelsen kræves et flertal på 2/3 af de afgivet stemmer (blanke stemmer tæller som afgivne). Medlemmet har krav på at være til stede og forsvare sig. Generalforsamlingens bestemmelse om udelukkelse kan af medlemmet indbringes for Dansk Ride Forbunds Appeludvalg inden 4 uger.

§5C

I det af §5 B omhandlende tilfælde kan generalforsamlingen ligeledes ved Skriftlig afstemning, og med et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer, afgøre at sagen via hovedbestyrelsen indbringes for Dansk Ride Forbunds Appeludvalg til afgørelse af, om der tillige skal ske udelukkelse fra andre rideklubber eller evt. specialforbund under Danmarks Idræts forbund   (eksklusion).

§6

Medlems kontingent

Medlemskontingent for næstfølgende år fastsættes af bestyrelsen for et år ad gangen og forelægges den ordinære generalforsamling til endelig godkendelse.

For aktive medlemmer betales medlemskontingent halvårligt forud eller hel årlig og er forfalden til betaling 1. rate den 1. dec. med betalingsfrist d. 15. dec, og 2. rate d. 1. juni. med  betalingsfrist d. 15 juni.

Man skal have været medlem i 30 dage for at få stemmeret.

Betalingen kan ske ved bank overførsel til klubbens konto.  Står et medlem i restance har medlemmet ikke adgang til klubbens faciliteter og kan ikke deltage i klubbens arrangementer.

Undladt betaling af kontingent betegnes ikke som en udmeldelse, men medlemmet skal kontakte klubben ved en udmeldelse inden 1 måned efter betalingsfristen, enten d. 31/5 eller 1/12. Står medlemmet i restance skal dette beløb indbetales hurtigst muligt.

§7

Klubbens ledelse

Klubbens øverste organ er generalforsamlingen, hvortil alle medlemmer, der ikke er i kontingentrestance har adgangsret.

§8

Ordinær Generalforsamlingen

På generalforsamlingen vælges der 5 medlemmer til bestyrelsen. Der vælges tillige 2 suppleant.

Generalforsamlingen er klubbens højeste myndighed og indkaldelse af bestyrelsen.

Den ordinære generalforsamling skal være afholdt inden udgang af Marts måned.

Forslag som medlemmer ønsker behandlet, skal være sendt til bestyrelsen senest d. 1 Februar før afholdelse af generalforsamlingen.

Tid og sted for generalforsamlingen skal, tillige med dagsorden og de af bestyrelsen fremsatte forslag og indkomne forslag, meddeles klubbens medlemmer via hjemmeside med mindst 14 dages varsel.

Dags orden

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal som minimum indeholde:

1. Valg af dirigent, referent og stemmetæller.
2. Forelæggelse af beretning.
3. Forelæggelse af regnskab til godkendelse
4. Behandling af bestyrelsens forslag.
5. Behandling af indkomne forslag.
6. Forlæggelse af budget til orientering og fastsættelse af kontingent.
7. Valg af formand
8. Valg af øvrige medlemmer til bestyrelsen samt suppleant for disse.
9. Valg af ungdomsobservatør i bestyrelsen, såfremt ungdomsmedlemmerne ønsker dette.
10.  Valg af revisorer samt suppleant for disse
11. Eventuelt.

§9

Afstemning / stemmeret

Afstemning sker ved håndsoprækning, medmindre et medlem med stemmeret kræver skriftlig afstemning.

Alene medlemmer over 18 år, som er aktive, og har været medlem i mindst 30 dage, har stemmeret. Hvert medlem har en stemme. Man kan ikke stemme ved fuldmagt.

Valgprocedure

Formanden vælges af generalforsamlingen og de øvrige valgte, konstituerer bestyrelsen sig selv med minimum næstformand, kasserer og sekretær. Formanden kan ikke virke som næstformand eller som kasserer.

Formanden vælges for 1 år af gangen.

Andre medlemmer af bestyrelsen vælges for 2 år ad gangen, således at der hvert år afgår 2 medlemmer, Jf. Dog § 17. Der kan vælges en ungdomsobservatør under 18 år. Alene juniormedlemmer har stemmeret ved valg af observatøren.

Suppleanten vælges for 1 år. Ungdomsobservatøreren for 2 år af gangen. Der vælges 1 hvert andet år. Må højeste sidde i 4 år.

Genvalg kan ske.

På generalforsamlingen vælges 2 til revisorer. Der vælges 1 revisorsuppleant. Disse behøver ikke være medlemmer.

Revisorerne vælges for 1 år ad gangen. Revisorsuppleanten vælges for 1 år ad gangen. Genvalg kan forekomme. Klubben har bemyndigelse til, at være selv supplerende, i tilfælde af at alle suppleanterne er brugt.

§10

Bestyrelse

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmer er til stede. Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er det formandens stemme som er afgørende. Ved dennes forfald er næstformandens stemme afgørende. Ungdomsobservatøren kan deltage ved bestyrelsesmøder og har taleret men ikke stemmeret. Bestyrelsen må supplere sig selv indtil der er under 4 medlemmer. Under 4 medlemmer skal der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling.

Bestyrelsen kan nedsætte udvalg eller udpege også ikke bestyrelsesmedlemmer til varetagelse af særlige opgaver under bestyrelsens ansvar.

Bestyrelsens forhandlinger og beslutninger indføres i en forhandlings protokol.

Bestyrelsen har ansvaret for regnskabsførelsen og sørger for udarbejdelse af årsregnskab, der skal forelægges for revisorerne senest 14 dage førend generalforsamlingen sammen med nødvendigt bilagsmateriale.

Et af bestyrelsens medlemmer skal være repræsentant ved distrikt 5`s distriktsrådsmøder.

Dersom klubben ønsker at modtage lokaletilskud fra det offentlige, må følgende grupper af mennesker ikke indvælges i klubbens bestyrelse:

• Ejere og forpagtere( samt disses ægtefæller eller samlevere) af det ridecenter, hvor klubben holder til, såfremt der er et lejeforhold mellem ejer og forpagter og klub.
• Bestyrelsesmedlemmer for en ejerinstitution, hvor klubben holder til, såfremt der er et lejeforhold mellem institutionen og klubben. I tvivltilfælde bør den tilskudsgivende myndighed spørges før indvælgelse.
• Ansatte på etablissementet og / eller andre klubansatte.

Valgbar til bestyrelsen er ethvert aktivt og myndigt medlem, der ikke er i kontingentrestance og som har været medlem i mindst 30 dage jf. § 6. Bestyrelsen forestår klubbens daglige ledelse og forvaltning af klubbens midler.

Det er klubbens ønske at suppleanterne deltager i bestyrelses møderne.

Bestyrelses Møder

Bestyrelsen afholder mindst et møde hvert kvartal. Bestyrelsen mødes herudover efter behov. Indkaldelsen foretages af formanden. Et bestyrelses møde skal finde sted dersom 2 bestyrelsesmedlemmer ønsker dette og da inden 14 dage. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden. Bestyrelsen kan tiltrædes af suppleanterne efter bestyrelsens beslutning. Bestyrelsen fører protokol over sine forhandlinger. Protokollen underskrives af bestyrelsen til godkendelse.

Bestyrelsen nedsætter selv de nødvendige udvalg og opløser dem efter behov.  

Dispositioner, der medfører betydelige udgifter, salg af materiel og fast ejendom, lånoptagelse på 30000 eller derover , skal vedtages på en generalforsamling. Der kan ikke meddelelse eneprokura. Prokura kan meddeles to bestyrelsesmedlemmer i forening, f.eks. formand/næstformand og kasserer, der således  er bemyndiget til at underskrive de dokumenter om køb, salg og anden afhændelse samt pantsætning, som er følge af generalforsamlingsbeslutninger.

§ 11

Ekstra ordinær generalforsamling.

Ekstraordinær generalforsamling indkaldes af bestyrelsen, når denne anser det for nødvendigt, eller når mindst 20 %  af de stemmeberettigede medlemmer indgiver skriftlig begæring herom med angivelse af dagsorden.

Der regnes med det seneste opgivne medlemstal til DRF ved beregningen.

I sidste tilfælde skal den ekstraordinære generalforsamling finde sted senest 3 uger efter begæringens modtagelse

Ekstraordinær generalforsamling indkaldes skriftlig med 8 dages varsel.

§12

Regnskabs år

Regnskabs år går fra 1. januar til 31. december.

Regnskabet forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse efter revision af 2 på den ordinære generalforsamling, for 1 år af gangen, valgte revisorer.

Det reviderede regnskab skal foreligge senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse og kan rekvireres af klubbens medlemmer tillige med forslag til budget for det kommende år.

Et evt. overskud, der måtte forekomme kan ikke udbetales til medlemmerne.

§13

Skattefri godtgørelse til undervisere.

Skattefri godtgørelse til undervisere på kontrakt med Sydhavs Rideklub. Der udbetales godtgørelse i forhold til gældende takster fra Skat. Der skal ikke vises bilag for udgifterne.

§ 14

Vedtægtsændring

Til forandring af vedtægterne  kræves  det at medlemmerne stemmer med en majoritet på 2/3 af de afgivne stemmer.

Enhver ændring af vedtægterne skal indberettes til DRF til godkendelse.

§ 15

Opløsning

Klubbens opløsning kan kun finde sted, når beslutning herom vedtages på to efter hinanden med mindst 14 dages mellemrum afholdte generalforsamlinger.

Ved den første af disse generalforsamlinger skal beslutningen om opløsning vedtages med mindst ¾ af de afgivne stemmer.

Ved den anden generalforsamling kan opløsningen vedtages ved simpel flertal.

Eventuelt aktiver skal tilfalde ridesportslige aktiviteter inden for distrikt 5

Denne opløsning skal være underskrevet af alle bestyrelses medlemmer.

§ 16

I tilknytning til nærværende vedtages tillige et reglement indeholdende regler for, hvorledes klubbens materiale og faciliteter må benyttes.

Bestyrelsen er berettiget til at foretage forandringer i reglementer m.v. i det omfang nye regler nødvendiggør en ændring eller denne kræves af Dansk Ride Forbund.

Herudover sker ændringer i reglementer på en generalforsamling og ved simpelt stemmeflertal.

§ 17

Bestyrelsen er berettiget til at indgå reklameaftaler.

Medlemmerne kan ikke forpligtes til at bære reklamer på tøj eller i øvrigt. Medlemmer, der deltager i konkurrencer eller i sponsorerede arrangementer, kan dog pålægges at bære reklame i forbindelse med konkurrencen / arrangementet.

§ 18

Nærværende vedtægt er vedtaget på generalforsamling d. 20 feb. 2014

På første ordinære generalforsamling herefter afgår de som nr. 2 og 4 valgte bestyrelsesmedlemmer og den som nr. 2 valgte revisor.

D.    10 / 3 2019

Bestyrelsen for Sydhavs Rideklub.

Formand: Helle Lemvig

Næstformand: Thomas Lohmann

Bestyrelsesmedlem : Lone Minkkinen

Bestyrelsesmedlem : Linda Hansen

Kasserer : Tine Hussom

1.

Konstituering

På første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med næstformand , sekretær og kasserer.

2.

Bestyrelsesmøder

Afholdes mindst et møde hvert kvartal , og bestyrelsen møder derefter efter  behov, eller hvis 2 bestyrelses medlemmer  ønsker dette og da inden 14 dage.

Sekretæren indkalder efter aftale med formanden via e-mail til bestyrelsesmøderne med 7 dages varsel.

Skriftligt materiale til brug for behandling af enkeltsager medsendes, såfremt det er muligt. Hvis særlige forhold kræver hurtig behandling, kan formanden indkalde til et bestyrelsesmøde med kortere varsel. Bestyrelsen kan afholde møde, når formanden finder der er behov, eller når 2 medlemmer af bestyrelsen over for formanden fremsætter ønske herom.

Ethvert bestyrelsesmedlem kan fremsætte forslag til dagsorden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 3 medlemmer er til stede, heraf formand eller næstformand.

Medlemmer som ønsker emner behandlet på Sydhavs Rideklubs bestyrelsesmøde skal senest 10 dage før bestyrelsesmødet fremsende emnerne og evt. skriftligt materiale til sekretæren.

Suppleanterne deltager i bestyrelsesmøderne såfremt de har ønske herom.

Har et medlem af bestyrelsen forfald, skal formanden have meddelelse herom. Suppleanter indkaldes hvor et bestyrelsesmedlems forfald forventes at blive langvarigt

3.

Mødested

Møderne afholdes på Agersdal i rytterstue.  Under særlige omstændigheder kan mødet afholdes privat hos et bestyrels esmedlem.

Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller ved dennes forfald af næstformanden. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende - i dennes forfald næstformandens.

I ekstraordinære tilfælde kan formanden lade bestyrelsen træffe beslutninger skriftligt, telefonisk eller ved e-mail. Sådanne beslutninger bekræftes på førstkommende ordinære bestyrelsesmøde.

4.

Referater

Sekretæren fører en protokol over forhandlingerne på bestyrelsesmøderne. Et beslutnings- og web-referat sendes via mail til bestyrelsesmedlemmerne til godkendelse. Referatet underskrives på efterfølgende bestyrelsesmøde. Referaterne nummereres fortløbende og indsættes i ringbind i mappe med bestyrelsesreferater. Er referatet godkendt, kan det lægges på hjemmesiden med henblik på meddelelse til Sydhavs Rideklubs medlemmer.

Sekretæren kommunikerer på vegne af bestyrelsen efter referatets godkendelse bestyrelsens beslutninger til de personer, der har ønsket emner behandlet.

Evt. indsigelser til et referat drøftes på førstkommende bestyrelsemøde. Referaterne underskrives på det førstkommende bestyrelsesmøde af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved mødet. Er et bestyrelsesmedlem ikke enig i flertallets afgørelse i en sag, kan medlemmet kræve at få sit særstandpunkt ført til referat.

En flertalsbeslutning truffet i bestyrelsen skal i ord og handling efterfølgende loyalt efterleves af alle

bestyrelsesmedlemmer.

5.

Den daglige ledelse

Bestyrelsen forestår den daglige ledelse af Sydhavs Rideklub, herunder at der for mindst et år ad gangen udarbejdes budgetter for drift, der inden den pågældende periodes begyndelse skal være forelagt bestyrelsen til godkendelse. Bestyrelsen foretager løbende kontrol med overholdelse af budgettet.

Bestyrelsen fører tilsyn med Sydhavs Rideklub’s  udvalg samt sikrer, at arbejdet udføres forsvarligt og i overensstemmelse med Sydhavs Rideklub’s vedtægter, funktionsbeskrivelser og/eller bestyrelsens anvisninger.

6.

Habilitet

Ethvert bestyrelsesmedlem skal ved nyvalg meddele, hvilke øvrige bestyrelser, den pågældende er medlem af, samt evt. forhold der kan medføre inhabilitet i forbindelse med det enkelte bestyrelsesmedlems virke i bestyrelsen.

Hvis der i et bestyrelsesmedlems funktionsperiode måtte opstå situationer, som vil kunne påvirke

bestyrelsesmedlemmets habilitet, skal bestyrelsen straks underrettes herom af vedkommende

bestyrelsesmedlem.

Nye bestyrelsesmedlemmer skal underskrive den originale forretningsorden.

7.

Regnskaber

Kassereren foretager løbende ud- og indbetalinger fra klubbens medlemmer, og andre indtægter. Kvartals regnskabet fremlægges på det kvartalsvis bestyrelsesmøde.

Sydhavs Rideklubs regnskab, der er offentligt, underskrives af den daglige ledelse og revideres af de på generalforsamlingen valgte revisorer.

Formanden og kasseren er berettiget til uden særskilt tilladelse at udlevere kopier af regnskabsmateriale, herunder revisionsprotokoller og enkeltbilag til offentlige myndigheder, Lolland Kommune og Lollands Bank.

8.

Ændring af forretningsorden:

Ændringer i ovenstående forretningsorden kan foretages af bestyrelsen med almindelig stemmeflerhed blandt samtlige bestyrelsesmedlemmer.

Retningslinjer for god ledelse i Sydhavs Rideklub

Retningslinjer for god ledelse skal opfattes som supplement til den beskrevne forretningsorden for

bestyrelsen. Bestyrelsesmedlemmer underskriver retningslinjer for god ledelse.

I. Sydhavs. Rideklub

Sydhavs Rideklub`s grundlæggende opgave er at varetage sine medlemmers interesser samt at have gode relationer til DRF´s distrikt 5 og andre rideklubber i distrikt 5. Det er bestyrelsens opgave til enhver tid at varetage Sydhavs Rideklub’s medlemmers ridesportslige interesser.

II. Åbenhed og gennemsigtighed

Bestyrelsen er over for Sydhavs Rideklub’s medlemmer ansvarlig for at beslutninger og strategier træffes og gennemføres med størst mulig åbenhed og gennemsigtighed.

For at sikre medlemmernes direkte indflydelse, afholdes der klubmøder efter behov. Her fremlægges emner af væsentlig betydning for Sydhavs Rideklub.

III. Bestyrelsens opgaver og ansvar

Retningslinjer:

1. Bestyrelsens forhandlinger finder sted i den samlede bestyrelse, og alle væsentlige beslutninger træffes i den samlede bestyrelse. 
2. Der udarbejdes en arbejds- og opgavebeskrivelse, som indeholder en beskrivelse af formandens og næstformandens opgaver. Næstformanden skal kunne fungere i tilfælde af formandens forfald og i øvrigt være en effektiv sparringspartner til denne.
3. Formanden har et særligt ansvar for at sikre, at bestyrelsen fungerer tilfredsstillende, og at bestyrelsens opgaver varetages på bedst mulig måde. Formanden påser i den forbindelse, at det enkelte bestyrelsesmedlems særlige viden og kompetence bliver anvendt bedst muligt i bestyrelsesarbejdet til gavn for SydhavsRideklub.
4. Bestyrelsens forretningsorden er et effektivt redskab til løsning af bestyrelsens opgaver. Forretningsordenen gennemgås mindst én gang årligt af den samlede bestyrelse med henblik på at sikre, at forretningsordenen altid er tilpasset Sydhavs Rideklub’s behov.
5. Bestyrelsens mødefrekvens tilrettelægges således, at bestyrelsen hele tiden kan være en effektiv sparringspartner for udvalgene og kan reagere hurtigt og effektivt.
6. Det enkelte bestyrelsesmedlem gør sig klart, hvilke tidsmæssige krav bestyrelsesarbejdet stiller og afsætter tilstrækkelig tid til sine opgaver i bestyrelsen.
7. Bestyrelsen evaluerer sit arbejde én gang årligt inden den årlige ordinære generalforsamling.

Bestyrelsen sammensætning og rekruttering af nye bestyrelsesmedlemmer

Bestyrelsen respekterer, at det er en demokratisk proces at vælge bestyrelsesmedlemmer og opfordrer generelt til, at der opstilles kandidater. Bestyrelsen er samtidig ved udskiftninger på posterne ansvarlig for at søge at dække evt. manglende kompetencer ved at opfordre personer til at opstille til valg og gøre generalforsamlingen opmærksom på de overvejelser, der er sket i forbindelse med dette.

Bestyrelsen skal ideelt set være sammensat som et team, der totalt set rummer de kompetencer, rideklubben har brug for. Det er ligeledes grundlæggende, at medlemmerne af bestyrelsen har tillid til hinanden. Er denne ikke til stede, vil bestyrelsesarbejdet ikke fungere optimalt.

De ni kompetencer for bestyrelsesmedlemmer:

1) Interesse for Sydhavs Rideklub og dets arbejde

2) Udsyn og fremsyn

3) Evnen til at lytte

4) Resultatorienteret

5) Tid

6) Kemi med den øvrige bestyrelse

7) Selvstændighed – må kunne leve op til de øvrige medlemmer

8) Evt. ledelsesmæssig erfaring

9) Ekspertise på et eller flere felter

I relation til punkt 9, ekspertise, er det en fordel, såfremt ekspertisen er inden for foreningens kerneområder: Klubdrift, ridesporten, stævner, personaleledelse og uddannelse ligesom det er en fordel med personer, som har en kommerciel og mediemæssig profil.

2012